TempliQ v1.0.0 — Ghid de Utilizare și Configurare

Alocam licente de test pana la data de 15 Iulie 2026 valabile 14 zile prin completarea formularului: https://forms.gle/mBLYVsN2WpEJbeAK6

Cuprins

1. Instalare și Prima Pornire
2. Activarea Licenței
3. Configurare Inițială — Date Firmă Proprie
4. Gestionarea Clienților și Furnizorilor
5. Sistemul de Variabile
6. Crearea Template-urilor
7. Generarea Documentelor
8. Documente Primite de la Furnizori
9. Trimitere Email și Documente Semnate
10. Statusuri Personalizate
11. Dashboard și Monitorizare Expirări
12. Setări Avansate
13. Structura Folderelor pe Disk
14. Întrebări Frecvente

---

1. Instalare și Prima Pornire

Instalare

1. Rulează TempliQ_Setup_v1.0.0.exe
2. Urmează pașii din installer (Next → Next → Install)
3. Bifează „Creează pictogramă pe Desktop” dacă dorești scurtătură
4. La final, apasă Launch TempliQ

Ce se creează automat la prima pornire

La prima rulare, TempliQ creează automat în %APPDATA%\TempliQ\:

%APPDATA%\TempliQ\
├── templiq.db              ← baza de date SQLite (NU șterge!)
├── Clienti\                ← folderele clienților tăi
├── _templates_global\      ← template-uri disponibile pentru toți clienții
├── Generated\              ← documente generate fără client asociat
└── logs\
    └── templiq.log         ← jurnal activitate (util la probleme)

---

2. Activarea Licenței

La prima pornire apare dialogul de activare:

1. Introdu cheia de licență în formatul XXXX-XXXX-XXXX-XXXX
2. Notează ID Dispozitiv afișat — acesta identifică calculatorul tău unic
3. Apasă Activează Licența
4. La succes, aplicația pornește automat

Mod offline: Dacă nu ai internet, aplicația funcționează cu ultima licență validată, fără limită de timp. Conexiunea la internet este necesară doar la prima activare sau după reinstalare.

Reinstalare: Dacă reinstalezi TempliQ pe același calculator, cheia funcționează fără probleme. Pe un calculator nou, contactează furnizorul pentru resetarea binding-ului.

---

3. Configurare Inițială — Date Firmă Proprie

Înainte de orice, completează datele firmei tale. Acestea se vor insera automat în toate documentele și emailurile generate.

Mergi la Variabile → tab „Variabile Globale” și completează valorile pentru:

ID	Variabilă	Ce introduci
{{1}}	{{firma.nume}}	ex: DEMETRA PLANT S.R.L.
{{2}}	{{firma.cui}}	ex: 38935784
{{3}}	{{firma.nr_reg_com}}	ex: J33/316/2018
{{4}}	{{firma.adresa}}	adresa completă
{{5}}	{{firma.reprezentant}}	ex: Ion Popescu
{{6}}	{{firma.telefon}}	ex: 0766862227
{{7}}	{{firma.email}}	ex: office@demetraplant.ro
{{8}}	{{firma.cont_iban}}	ex: RO49AAAA1B31007593840000
{{9}}	{{firma.banca}}	ex: Banca Transilvania

Cum se editează:

1. Click pe variabila din tabel
2. Apasă Editează
3. Completează câmpul Valoare Implicită
4. Salvează

Aceste valori sunt globale — apar automat în orice document și email generat.

---

4. Gestionarea Clienților și Furnizorilor

Adăugare client nou

1. Mergi la Clienți
2. Apasă + Client Nou
3. Completează câmpurile:

• Nume (obligatoriu)
• CUI — introdu CUI-ul și apasă Preia ANAF

Preluare automată date din ANAF

Butonul Preia ANAF (verde, lângă câmpul CUI) completează automat:

• Denumirea oficială a firmei
• CUI (cu prefix RO dacă firma e plătitoare de TVA, fără prefix dacă nu)
• Nr. Registrul Comerțului
• Adresa completă (normalizată cu diacritice corecte)
• Telefon
• Status TVA la încasare
• Alertă dacă firma este inactivă în ANAF

Exemplu neplatitor TVA: Introduci 38935784 → CUI rămâne 38935784 (scpTVA=false).

Exemplu platitor TVA: Introduci 35962660 → CUI devine RO35962660 (scpTVA=true).

Variabile per-client generate automat

La salvarea unui client, TempliQ creează automat variabilele cu ID-uri fixe:

ID Fix	Variabilă	Valoare automată
{{10}}	{{client.nume}}	Numele clientului
{{11}}	{{client.cui}}	CUI-ul clientului
{{12}}	{{client.nr_reg_com}}	Nr. Reg. Com.
{{13}}	{{client.adresa}}	Adresa clientului
{{14}}	{{client.reprezentant}}	Persoana de contact
{{15}}	{{client.telefon}}	Telefonul clientului
{{16}}	{{client.email}}	Email-ul clientului

Important: ID-urile {{10}}–{{16}} sunt fixe și identice pentru orice client. Astfel {{10}} înseamnă întotdeauna client.nume, indiferent de ce client e selectat. Variabilele custom adăugate manual per-client încep de la {{27}}.

Folder automat pe disk

La salvare, TempliQ creează automat:

%APPDATA%\TempliQ\Clienti\
└── Firma ABC SRL\
    ├── Templates\     ← template-urile specifice acestui client
    └── Generated\     ← documentele generate pentru acest client

Apasă Deschide Folder din panelul de detalii pentru a accesa direct folderul în Explorer.

---

5. Sistemul de Variabile

Dual-Alias — două forme pentru aceeași variabilă

Fiecare variabilă are două forme utilizabile în template sau în corpul emailului:

{{client.cui}}   ← alias lung, descriptiv
{{11}}           ← alias scurt, numeric (identic pentru orice client)

Ambele funcționează identic. Poți folosi oricare sau le poți mixa în același document.

Prioritatea variabilelor (scope chain)

Când generezi un document sau un email pentru un client:

1. Valori introduse manual în sesiunea curentă
        ↓ dacă nu există
2. Variabile per-client ({{10}}–{{16}} + custom de la {{27}})
        ↓ dacă nu există
3. Variabile globale (datele firmei, {{1}}–{{26}})
        ↓ dacă nu există
4. Variabile dinamice (data.azi, data.luna, data.an)
        ↓ dacă nu există
5. Rămâne neschimbat {{variabila}}

Variabile dinamice

Variabilă	Valoare generată
{{data.azi}}	25.06.2026
{{data.luna}}	June
{{data.an}}	2026
{{data.ora}}	14:35

Schema completă ID-uri

{{1}}  – {{9}}    Firma proprie (globale)
{{10}} – {{16}}   Date client (fixe, identice pentru orice client)
{{17}} – {{23}}   Contract (globale)
{{24}} – {{26}}   Date dinamice (globale)
{{27}}+           Variabile custom per-client (adăugate manual)

Adăugare variabilă personalizată

1. Mergi la Variabile → Variabile Globale (sau Per-Client)
2. Apasă + Variabilă Nouă
3. Completează ID Scurt (propus automat), Nume, Etichetă, Valoare Implicită
4. Salvează

Atenție: Pentru variabile per-client, ID-urile 10–16 sunt rezervate și blocate. Primele variabile custom primesc ID de la {{27}} în sus.

---

6. Crearea Template-urilor

Pregătirea unui template Word (.docx)

Înlocuiește textele variabile cu placeholder-uri:

Încheiat astăzi {{data.azi}} între:

FURNIZOR: {{firma.nume}}, CUI: {{firma.cui}},
cu sediul în {{firma.adresa}}, reprezentată de {{firma.reprezentant}}

și

CLIENT: {{client.nume}}, CUI: {{client.cui}},
cu sediul în {{client.adresa}}, reprezentată de {{client.reprezentant}}

Obiect contract: {{contract.obiect}}
Valoare: {{contract.valoare}} {{contract.moneda}}
Valabilitate: {{contract.data_start}} — {{contract.data_end}}

Sfat: Poți folosi și ID-urile scurte: {{10}} în loc de {{client.nume}}.

Pregătirea unui template PDF

• PDF cu câmpuri de formular (AcroForm): pune {{variabila}} ca valoare default în câmp
• PDF fără câmpuri: TempliQ caută și înlocuiește {{variabila}} direct în text

Adăugarea template-ului în TempliQ

1. Mergi la Template-uri
2. Selectează clientul (pasul 1)
3. Apasă + Adaugă
4. Selectează fișierele .docx sau .pdf
5. Alege asocierea: Global sau Client specific
6. Apasă Adaugă

TempliQ scanează automat și detectează toate {{variabilele}}.

---

7. Generarea Documentelor

Fluxul urmează 3 pași în ordine:

Pasul 1 — Selectează clientul

Din panelul stânga-sus, alege clientul. Variabilele lui se încarcă automat.

Pasul 2 — Selectează template-ul

Click pe template din listă. Tab-ul Client (N) arată template-urile specifice clientului.

Pasul 3 — Completează și generează

• Tab Variabile: câmpuri pre-completate; cele cu bordură galbenă sunt goale — completează-le
• Tab Metadata: nume document, status, valoare contract, dată expirare, format output
• Preview Text — verifică documentul înainte de generare
• Genereaza Document — salvează în Generated\ și oferă opțiunea de deschidere

---

8. Documente Primite de la Furnizori

1. Mergi la Template-uri
2. Apasă + Incarcare Document Primit (bordurat galben)
3. Completează: fișier, denumire, furnizor, status, valoare, dată expirare
4. Apasă Salveaza

Documentul apare în Documente cu indicatorul PRIMIT și e monitorizat în dashboard.

---

9. Trimitere Email și Documente Semnate

Fluxul complet recomandat

Generezi documentul
        ↓
Trimiți pe email clientului (buton Email)
        ↓
Clientul semnează și returnează documentul
        ↓
Înregistrezi varianta semnată (buton Semnat)
        ↓
Trimiți varianta semnată înapoi pe email (buton Email → Foloseste documentul semnat)

Configurare SMTP (o singură dată)

Mergi la Setări → Configurare Email SMTP:

Câmp	Gmail	Outlook/Office 365
Host SMTP	smtp.gmail.com	smtp.office365.com
Port	587	587
Securitate	STARTTLS	STARTTLS
Utilizator	adresa@gmail.com	adresa@outlook.com
Parolă	App Password (vezi mai jos)	parola contului

Gmail — App Password (obligatoriu dacă ai 2FA activ):

1. Mergi la myaccount.google.com
2. Securitate → Verificare în 2 pași → App Passwords
3. Creează parolă pentru aplicația „TempliQ”
4. Copiază parola de 16 caractere în câmpul Parolă din TempliQ

Apasă Testeaza Conexiunea SMTP pentru a verifica înainte de salvare.

Template-uri email

TempliQ vine cu 2 template-uri predefinite la instalare:

• Trimitere contract (implicit) — folosit automat la trimitere
• Trimitere oferta

Adăugare template email nou:

1. Din dialogul de trimitere → buton Gestioneaza lângă selectorul de template
2. Sau direct din lista de documente → Email → Gestioneaza
3. Apasă + Template Nou
4. Completează Nume, Subiect și Corp
5. Folosești aceleași {{variabile}} ca în documente — se rezolvă automat cu datele clientului

Variabile disponibile în emailuri:

{{firma.nume}}, {{firma.email}}, {{firma.telefon}}, {{firma.reprezentant}}
{{client.nume}}, {{client.reprezentant}}, {{client.email}}
{{contract.numar}}, {{contract.valoare}}, {{contract.moneda}}
{{data.azi}}

Trimitere email din lista de documente

Din pagina Documente, fiecare document are butonul Email (violet):

1. Apasă Email pe documentul dorit
2. Dialogul se deschide cu:

• Adresa clientului pre-completată din {{client.email}}
• Template-ul implicit aplicat cu variabilele rezolvate
• Documentul atașat automat (varianta semnată dacă există, altfel cea generată)

1. Verifică/modifică destinatar, subiect, corp
2. Atasament — alegi ce trimiți:

• Foloseste documentul generat — fișierul original din Generated\
• Foloseste documentul semnat — varianta semnată înregistrată
• Alt fisier… — orice alt fișier de pe disk

1. Apasă Trimite Email (via SMTP) sau Deschide in Email Local (fallback Outlook/Thunderbird)

Fără SMTP configurat: Apare un avertisment galben și doar butonul Deschide in Email Local e activ — deschide Outlook/Thunderbird cu câmpurile pre-completate. Atașamentul trebuie adăugat manual în acest caz.

Înregistrarea documentului semnat

Când clientul returnează contractul semnat (scanat sau semnat electronic):

1. Din Documente, apasă Semnat pe documentul respectiv
2. Se deschide dialogul Inlocuieste cu Document Semnat
3. Apasă Alege fisier semnat — selectezi fișierul primit de la client
4. Introdu Data semnare
5. Apasă Salveaza

Documentul original rămâne neschimbat pe disk. Sistemul înregistrează separat calea către varianta semnată. Butonul Semnat devine Semnat! (bold, verde) pentru a indica că există varianta semnată.

De acum înainte:

• Deschide — deschide automat varianta semnată (are prioritate față de cea generată)
• Email → Foloseste documentul semnat — atașează varianta semnată la email

Schimbarea documentului semnat

Dacă clientul trimite o versiune corectată, apasă din nou Semnat! și selectează noul fișier — referința se actualizează.

---

10. Statusuri Personalizate

TempliQ vine cu 6 statusuri predefinite:

Status	Culoare	Note
Draft	Gri	Status inițial la creare
În așteptare	Galben	Trimis, aștepți răspuns
Semnat	Verde	Contract semnat de ambele părți
Respins	Roșu	Refuzat de client
Expirat	Portocaliu	Setat automat la depășirea datei
Arhivat	Albastru	Finalizat, arhivat

Adăugare status nou

1. Mergi la Statusuri → + Status Nou
2. Introdu numele, alege culoarea (paletă rapidă sau color picker)
3. Preview badge în timp real
4. Salvează

Schimbarea statusului unui document

Din Documente → butonul Status → selectezi noul status.

---

11. Dashboard și Monitorizare Expirări

Carduri statistici

Card	Descriere
Total Documente	Numărul total de documente în sistem
Expiră curând	Documente ce expiră în intervalul configurat
Expirate	Documente cu data expirată
Clienți Activi	Numărul total de clienți/furnizori

Interval de alertă

Spinbox-ul „Documentele care expiră în: X zile” controlează fereastra de alertă. Implicit: 30 zile. Se poate schimba și din Setări → Alerte expirare.

Coduri culori expirare

Culoare	Semnificație
Roșu	Expiră în mai puțin de 7 zile — URGENT
Portocaliu	Expiră în 8–14 zile
Galben	Expiră în 15–30 zile
Verde	Expiră în mai mult de 30 zile

Filtrare documente

Din pagina Documente filtrezi după: text, direcție (Emise/Primite), status, client/furnizor.

---

12. Setări Avansate

Alerte expirare

Avertizează cu X zile — implicit 30 zile.

Schimbarea folderelor

Folder Clienti:

• Implicit: %APPDATA%\TempliQ\Clienti\
• Schimba — selectezi alt folder (OneDrive, rețea)
• Deschide — deschide în Explorer

Template-uri Globale:

• Implicit: %APPDATA%\TempliQ\_templates_global\

Sfat OneDrive: Schimbă folderul Clienti la un folder OneDrive sincronizat pentru acces de pe orice calculator. Baza de date rămâne locală.

Configurare Email SMTP

Completează host, port, mod securitate, user, parolă și numele expeditorului. Apasă Testeaza Conexiunea SMTP pentru verificare fără trimitere. Setările se salvează cu butonul Salveaza Setarile.

Licență

Afișează ID-ul dispozitivului și cheia activată. Pentru mutarea licenței pe alt calculator, contactează suportul.

---

13. Structura Folderelor pe Disk

%APPDATA%\TempliQ\
│
├── templiq.db                  ← Baza de date (backup periodic!)
├── .license_key                ← Cheia de licență (fișier ascuns)
│
├── Clienti\
│   ├── Firma ABC SRL\
│   │   ├── Templates\          ← Template-uri specifice clientului
│   │   └── Generated\          ← Documente generate
│   │       ├── Contract_20260625_143512.docx   ← original generat
│   │       └── Contract_semnat_client.pdf      ← varianta semnată (orice path)
│   └── Ion Popescu PFA\
│       ├── Templates\
│       └── Generated\
│
├── _templates_global\          ← Template-uri pentru toți clienții
├── Generated\                  ← Documente fără client asociat
│
└── logs\
    ├── templiq.log
    ├── templiq.log.1
    └── templiq.log.2

Nota despre documentul semnat: Fișierul semnat poate fi oriunde pe disk (nu trebuie mutat în Generated). TempliQ stochează doar calea către el în baza de date.

Backup recomandat

1. %APPDATA%\TempliQ\templiq.db — clienți, documente, variabile, template-uri email
2. %APPDATA%\TempliQ\Clienti\ — documentele generate
3. %APPDATA%\TempliQ\_templates_global\ — template-urile Word/PDF globale

---

14. Întrebări Frecvente

Î: Variabila apare neînlocuită în documentul generat.

R: Verifică că variabila există în Variabile și are valoare completată. Dacă e per-client, verifică că ai selectat clientul corect. Folosește Preview Text înainte de generare.

---

Î: Butonul „Preia ANAF” returnează eroare.

R: Verifică conexiunea la internet. Serviciul ANAF poate fi indisponibil temporar. CUI-ul trebuie să fie numeric, cu sau fără prefix RO.

---

Î: În PDF-ul generat rămân atât variabila cât și valoarea.

R: Asigură-te că PDF-ul template are câmpuri de formular AcroForm. Dacă nu are câmpuri, TempliQ folosește text replacement — textul {{variabila}} trebuie să fie exact în pagina PDF.

---

Î: Emailul nu se trimite — eroare de autentificare.

R: Pentru Gmail, verifică că folosești App Password (nu parola contului Google). App Password se generează din Google Account → Securitate → App Passwords. Dacă nu apare opțiunea, activează mai întâi verificarea în 2 pași.

---

Î: Butonul „Trimite Email” e inactiv (gri).

R: SMTP nu este configurat. Mergi la Setări → Configurare Email SMTP, completează toate câmpurile și apasă Salveaza Setarile. Poți folosi Deschide in Email Local ca alternativă fără configurare SMTP.

---

Î: Am trimis documentul pe email dar clientul l-a returnat semnat cu altă denumire. Ce fac?

R: Din Documente, apasă Semnat pe documentul respectiv, selectează fișierul primit de la client (poate fi oriunde pe disk, orice denumire) și salvează data semnării. De acum, butonul Email va propune automat varianta semnată ca atașament, iar Deschide va deschide direct varianta semnată.

---

Î: Aplicația pornește cu „mod offline”.

R: Funcționează normal. Nu s-a putut contacta serverul de licențe dar există o licență validată anterior. Verifică internetul pentru re-validare online.

---

Î: Vreau să mut TempliQ pe alt calculator.

R: Instalează pe calculatorul nou, activează cu aceeași cheie. Dacă primești eroare „licența e pe alt dispozitiv”, contactează suportul pentru resetare. Copiază templiq.db și folderul Clienti\ pentru a transfera toate datele.

---

Î: Pot folosi TempliQ pentru contracte primite de la furnizori?

R: Da. Butonul + Incarcare Document Primit din pagina Template-uri înregistrează orice document primit, cu furnizor, valoare și dată expirare — monitorizat identic cu documentele emise.

---

Î: Pot să am template-uri de email diferite pentru tipuri diferite de documente?

R: Da. Creează câte template-uri email dorești din Email → Gestioneaza. La trimitere alegi manual template-ul potrivit din lista derulantă. Un singur template poate fi marcat ca implicit — se aplică automat la deschiderea dialogului de trimitere.